عملیات موفق صادراتی، نیازمند تشکیلات کارایی میباشد که برا ی توسعه سهم شرکت در بازار، طراحی شده و سودآور نیز باشد. بنابراین پرسنلی ورزیده با حقوق و مزایای مکفی در نیل به این اهداف ضروری است. این فصل وظایف دفتر صادرات را با تأکید خاصی بر نقش بازاریابی، بررسی مینماید؛ اگرچه لازم است بخشهای بازاریابی و حمل و نقل، در ارتباط نزدیک با هم فعالیت نمایند تا کارایی لازم و رضایت بیشتری حاصل گردد. اگر وارد کننده از نحوه توزیع ناراضی باشد، شرکت امکان سفارشات مجدد را به خطرانداخته است. 
اندازه شرکت، نوع محصول و حجم فعالیت صادراتی، از عوامل اصلی تأثیرگذار برماهیت سازمانی صادرات میباشند. به علاوه ساختار و تشکیلات سازمانی شرکت و اینکه چگونه نقش صادرات میتواند به بهترین وجه در آن ادغام گردد، باید مورد توجه قرار گیرد؛ به عبارت دیگر باید گفت، یک شرکت صنعتی سه وظیفه دارد: سرمایه گذار ی، تولید و فروش. به علاوه فعالیتهای جنبی دیگر، تأثیر مهمی در اداره شرکت دارند که شامل امور پرسنلی، اداری، تحقیق و توسعه، آموزش وتدارکات میباشند. 
اداره صادرات دارای دو وظیفه اصلی میباشد، که عبارت از بازاریابی و حمل است. بازاریابی؛ شامل: دفتر بازاریابی، دفتر فروش، قیمتگذاری، ارائه نرخها، کنترل و نگهداری سوابق سفارشات، تبلیغات و تحقیقات میباشد، در حالی که اداره حمل با حمل و نقل، توزیع، تنظیم اسناد، بسته بندی و برآورد هزینه‌های توزیع سروکار دارد. ارتباط نزدیک با امور حسابداری باید به طور پیوسته برقرار باشد، خصوصاً در مورد کنترل اعتبار، هزینه‌ها، اسناد مالی و اطلاعات مربوطه. دفتر حمل باید اطمینان دهد که مراحل سفارش صادرات به راحتی از نقطه آغاز تا پایان طی میگردد، ضمن اینکه رضایت مشتر ی و منافع شرکت مدنظر میباشد. لذا همه زوایا ی جریان صادرات، به یکدیگر مرتبط و وابسته است که این نیز در پرتو شفافیت وظایف و مسئولیتها (به وضوح مشخص در یک تشکیلات سازمانی عمود ی یا افقی صادرات) و وجود کادر مجرب و آموزش دیده، میسر میباشد