برای حضور موفق در هر عرصهٔ اقتصادی، ابتدا باید پیش‌نیازهای لازم در ساختار بنگاه اقتصادی ایجاد شده و مستندات لازم تدوین شده باشد. برای حضور موفق بنگاه در مناقصات بین‌المللی نیز احراز این پیش‌نیازها از اهمیت به‌سزایی برخوردار است. از سوی دیگر تجارب نزدیک دو دهه فعالیت در این زمینه حاکی از این است که یکی از دلایل اصلی شکست بنگاه‌های ایرانی در مناقصات بین‌المللی، ضعف پیش‌نیازهای معرفی «ساختار بنگاه» و «محصول» است. به بیان ساده‌تر، بنگاه‌های ایرانی علی‌رغم سوابق کاری خوب، فن‌آوری روز و ساختار نسبتاً مناسب و تعریف شدهٔ سازمانی، شیوهٔ مناسبی برای معرفی و ارائهٔ این امتیازات و سوابق به مخاطب خارجی به طور اعم، و «مناقصه‌گذار» به طور اخص ندارند. درواقع مقصود از این مقدمه این است که شرکت‌ها قرار نیست در آستانهٔ شرکت در مناقصه متوجه شوند که حداقل‌های خواسته‌های یک مناقصه چیست و تازه شروع به جمع‌آوری و تدوین آنها بکنند. سیستم اداری و آرشیوهای عمومی و فنی شرکتی که می‌خواهد در تراز بین‌المللی فعالیت کند، می‌باید چنان ساخت‌یافته باشد که در هر زمانی که ضرورت ایجاب کند حداقلی از اطلاعات مربوط به شرکت را «به زبان درخواست شده در مناقصه» بلافاصله آمادهٔ ارسال کند.
از این‌رو، آمادگی برای شرکت در مناقصات بین‌المللی، در فعالیت دفعتی و شتاب‌ناک چندروزه، بدون ساختار معین، بدون زیرساخت معین، بدون سیاست معین، و بدون اطلاع از بایسته‌های مربوط به چارچوب و ادبیات استاندارد مناقصات خلاصه نمی‌شود. در نگاه استراتژیک به بازار، «آمادگی مداوم» برای شرکت در مناقصه یکی از ویژگی‌های هر «بنگاه چابک» است. ارائهٔ اطلاعات دقیق، صحیح، و به‌موقع می‌باید به عنوان توانمندی سازمانی در بنگاه نهادینه شده باشد.
در گذر از دومین دههٔ هزارهٔ سوم و در اختیار بودن انبوهی از سیستم‌های نرم‌افزاری و سخت‌افزاری با قیمت بسیار مناسب، شرکت‌ها نمی‌توانند هیچ بهانه‌ای برای اصرار برای ابقای سیستم اطلاعاتی سنتی خود داشته باشند. در بسیاری از شرکت‌ها، هنوز هم زونکن‌ها و پوشه‌ها و بایگانی‌های کاغذی حرف اول را در نگه‌داری و جریان اطلاعات می‌زنند. هنوز هم به هنگام نزدیک شدن به هر روی‌داد معین مانند ارائهٔ گزارش‌های عمل‌کرد فنی و مالی شرکت‌ها، بخش‌هایی از شرکت به تلاطم می‌افتند و از لابه‌لای سوابق کاغذی و فایل‌های پراکندهٔ کامپیوتری، مطالبی را استخراج می‌کنند و به صورت گزارش ارائه می‌کنند. بسیاری از مدیران و کارکنان شرکت‌ها از استرسی که در این دوره به افراد و مدیران وارد می‌شود و نهایتاً از مغایرت‌ها و اشکال‌های فاحشی که در آنها کشف می‌شود، خاطرات آموزنده‌ای به یاد دارند.