مکاتبات تجاری، در واردات و صادرات کالا در نگه‌داری، ارتباط بلندمدت با طرفین تجاری مؤثر می‌باشد.
به‌منظور اثرگذاری بیشتر باید:
در فرآیند نامه‌نگاری که شامل مراحل ذیل بوده، باید به نکات ذکر شده در هر مرحله توجه داشت:
The Writing Process:
1‌- Prewriting
2- writing
3- Revising
قبل از نگارش مشخص نمایید، چه منظوری، به چه شخصی و به چه روشی می‌خواهید نامه بنویسید؟ 
در نحوه به‌کارگیری کلمات و عبارات صحیح و مؤدبانه (Courteous Language) در نگارش دقت نموده و از مخفف کلمات به‌منظور افزایش در سرعت، نوشتن نامه و طرح تجاری، استفاده نمایید.
به اصول نامه‌نگاری تجاری در تنظیم (Layout) نامه و اجزاء نامه (Part of Letter)، قسمت‌های طرح نامه، Salutation، Letter head، Complimentary close و عبارات و جملات مناسب برای آن‌ها استفاده شود.
در این مجموعه به توضیح موارد فوق پرداخته شده و برای کاربردی‌ترین نمودن، آن از نمونه مکاتبات واردات و صادرات و نامه‌های تجاری که شامل:
-  Sale Letter
-  Good will Letter
- Complaint Letter